Analisis de audiencia

La audiencia de un documento técnico, o de cualquier escrito, es el lector o lectores previstos o potenciales. Para la mayoría de los redactores técnicos, esta es la consideración más importante al planificar, redactar y revisar un documento. Usted “adapta” su escritura para satisfacer las necesidades, intereses y antecedentes de los lectores que leerán su escritura.

El principio parece absurdamente simple y obvio. Es muy parecido a decirle a alguien: “Habla para que la persona que tienes enfrente pueda entender lo que estás diciendo”. Es como decir: “No le hables de ciencia espacial a tu hijo de seis años”. ¿Necesitamos un curso en eso? No lo parece. Pero, de hecho, la falta de análisis y adaptación de la audiencia es una de las causas fundamentales de la mayoría de los problemas que se encuentran en los documentos técnicos profesionales, particularmente en las instrucciones donde emergen de manera más evidente.

Notas:

Una vez que haya leído la sección sobre audiencias, intente utilizar el planificador de audiencias . Usted llena los espacios en blanco con respuestas a preguntas detalladas sobre su audiencia y luego se los envía por correo electrónico a usted mismo y, opcionalmente, a su instructor. Además, este capítulo incluye una sección sobre planificador de situaciones . Intente utilizar el planificador de situaciones para desarrollar una idea de la situación en la que se encuentra su audiencia.

Tipos de audiencias

Una de las primeras cosas que debe hacer cuando analiza una audiencia es identificar su tipo (o tipos; rara vez es solo un tipo). La división común de audiencias en categorías es la siguiente:

Expertos: Estas son las personas que conocen la teoría y el producto por dentro y por fuera. Lo diseñaron, lo probaron, lo saben todo al respecto. A menudo, tienen títulos avanzados y operan en entornos académicos o en áreas de investigación y desarrollo del mundo gubernamental y tecnológico. El lector no especializado tiene menos probabilidades de entender lo que dicen estas personas, pero también tiene menos motivos para intentarlo. Más a menudo, el desafío de comunicación que enfrenta el experto es comunicarse con el técnico y el ejecutivo.
Técnicos: Estas son las personas que construyen, operan, mantienen y reparan las cosas que los expertos diseñan y sobre las que teorizan. El suyo es también un conocimiento muy técnico, pero de carácter más práctico.
Ejecutivos: Son las personas que toman decisiones comerciales, económicas, administrativas, legales, gubernamentales, políticas sobre el material con el que trabajan los expertos y técnicos. Si se trata de un producto nuevo, ellos deciden si lo producen y comercializan. Si se trata de una nueva tecnología energética, ellos deciden si la ciudad debería implementarla. Es probable que los ejecutivos tengan tan poco conocimiento técnico sobre el tema como los no especialistas.
No especialistas: estos lectores tienen el menor conocimiento técnico de todos. Su interés puede ser tan práctico como el de los técnicos, pero de forma diferente. Quieren comprender la nueva tecnología energética lo suficiente como para saber si votar a favor o en contra en las próximas elecciones de bonos. O tal vez simplemente sientan curiosidad por un asunto técnico específico y quieran aprender sobre él, pero sin ninguna razón práctica específica.

Análisis de

Es importante determinar a cuál de las cuatro categorías que acabamos de comentar pertenecen los lectores potenciales de su documento, pero ese no es el final. Las audiencias, independientemente de su categoría, también deben analizarse en términos de características como las siguientes:

Antecedentes: conocimiento, experiencia y capacitación: una de sus preocupaciones más importantes es cuánto conocimiento, experiencia o capacitación puede esperar de sus lectores. Si espera que algunos de sus lectores carezcan de ciertos antecedentes, ¿los proporciona automáticamente en su documento? Considere un ejemplo: imagine que está escribiendo una guía sobre el uso de un producto de software que se ejecuta en Microsoft Windows. ¿Cuánto puede esperar que sepan sus lectores sobre Windows? Si es probable que algunos sepan poco sobre Windows, ¿deberían proporcionar esa información? Si dice que no, corre el riesgo de que los clientes se sientan frustrados con su producto. Si acepta agregar información básica en Windows, aumentará su esfuerzo de trabajo y aumentará el recuento de páginas del documento (y, por lo tanto, el costo). Obviamente, no hay una respuesta fácil a esta pregunta; parte de la respuesta puede implicar qué tan pequeño segmento de la audiencia necesita esa información de fondo.
Necesidades e intereses: para planificar su documento, necesita saber qué esperará su audiencia de ese documento. Imagínese cómo los lectores querrán utilizar su documento; ¿Qué le exigirán? Por ejemplo, imagina que estás escribiendo un manual sobre cómo usar un nuevo teléfono inteligente: ¿qué esperarán encontrar tus lectores en él? Imagine que tiene un contrato para escribir un informe de antecedentes sobre el calentamiento global para una asociación nacional de bienes raíces: ¿sobre qué quieren leer? y, igualmente importante, ¿sobre qué no quieren leer?
Diferentes culturas: si escribe para una audiencia internacional, tenga en cuenta que los formatos para indicar la hora y las fechas, los montos monetarios y los montos numéricos varían en todo el mundo. También tenga en cuenta que es poco probable que el humor y el lenguaje figurado (como “dar un jonrón”) se entiendan fuera de su propia cultura. La Universidad Texas A&M pone a disposición el Capítulo 6 , “Escritura para lectores internacionales”, de Reporting Technical Information , Elizabeth Tebeaux, et al. Para conocer los estándares, consulte Lista de guías de estilo de Wikipedia. (Gracias al invitado anónimo que contribuyó con estas importantes ideas).
Otras características demográficas: Y, por supuesto, hay muchas otras características de sus lectores que podrían influir en cómo debe diseñar y escribir su documento; por ejemplo, grupos de edad, tipo de residencia, área de residencia, género, preferencias políticas y pronto.

El análisis de audiencia puede complicarse por al menos otros dos factores: tipos de audiencia mixtos para un documento, amplia variabilidad dentro de la audiencia y audiencias desconocidas.

Más de una audiencia. Es probable que descubra que su documento está dirigido a más de una audiencia. Por ejemplo, pueden verlo personas técnicas (expertos y técnicos) y personas administrativas (ejecutivos). ¿Qué hacer? Puedes escribir todas las secciones para que todas las audiencias de tu documento puedan entenderlas (¡buena suerte!). O puede escribir cada sección estrictamente para la audiencia que estaría interesada en ella, luego usar títulos e introducciones de sección para alertar a su audiencia sobre dónde ir y qué evitar en su documento.
Amplia variabilidad en una audiencia. Quizás se dé cuenta de que, aunque tiene una audiencia que encaja en una sola categoría, existe una amplia variabilidad en sus antecedentes. Esta es una pregunta difícil: si escribes al mínimo común denominador de lectores, es probable que termines con un libro parecido a un libro engorroso y tedioso que desanimará a la mayoría de los lectores. Pero si no escribes en ese nivel más bajo, pierdes ese segmento de tus lectores. ¿Qué hacer? La mayoría de los escritores apuestan por la mayoría de los lectores y sacrifican esa minoría que necesita más ayuda. Otros colocan la información complementaria en apéndices o insertan referencias cruzadas a libros para principiantes.

Ejemplo de análisis de audiencia

Si está tomando un curso de redacción técnica, es posible que deba adjuntar una descripción de la audiencia a sus documentos técnicos. He aquí un ejemplo:

Nota para el instructor: estas instrucciones están destinadas a personas que desean optimizar sus cálculos utilizando Microsoft Excel utilizando macros para calcular sus datos de manera eficiente. Saben cómo ingresar datos en Microsoft Excel y tienen conocimientos básicos de Microsoft Office Suite. Se sienten cómodos usando el software de Windows y se sienten cómodos con las habilidades aritméticas básicas para verificar sus cálculos y verificar si hay errores lógicos en la computación.

Adaptación de la audiencia

¡Bueno! Así que has analizado a tu audiencia hasta que la conoces mejor de lo que te conoces a ti mismo. ¿De qué sirve? ¿Cómo se utiliza esta información? ¿Cómo evitas escribir algo que seguirá siendo incomprensible o inútil para tus lectores?

La tarea de escribirle a su audiencia puede tener mucho que ver con el talento innato, la intuición e incluso el misterio. Pero existen algunos controles que puede utilizar para tener más posibilidades de conectarse con sus lectores. Los siguientes “controles” tienen que ver principalmente con hacer que la información técnica sea más comprensible para audiencias no especializadas:

Agregue la información que los lectores necesitan para comprender su documento. Verifique si falta cierta información clave; por ejemplo, una serie crítica de pasos de un conjunto de instrucciones; antecedentes importantes que ayudan a los principiantes a comprender la discusión principal; definición de términos clave. (Consulte el capítulo sobre ideas sobre contenido para obtener más detalles).
Omita información que sus lectores no necesiten. La información innecesaria también puede confundir y frustrar a los lectores; después de todo, está ahí para que se sientan obligados a leerla. Por ejemplo, probablemente puedas separar la discusión teórica de las instrucciones básicas.
Cambia el nivel de la información que tienes actualmente. Es posible que tenga la información correcta, pero puede que esté “presentada” en un nivel técnico demasiado alto o demasiado bajo. Puede dirigirse al tipo de audiencia equivocado: por ejemplo, a una audiencia de expertos en lugar de a una audiencia de técnicos. Esto sucede con mayor frecuencia cuando las notas de diseño del producto se hacen pasar por instrucciones.
Agregue ejemplos para ayudar a los lectores a comprender.Los ejemplos son una de las formas más poderosas de conectarse con el público, particularmente en las instrucciones. Incluso en un texto no instructivo, por ejemplo, cuando se intenta explicar un concepto técnico, los ejemplos son de gran ayuda, en particular las analogías.
Cambia el nivel de tus ejemplos.*Es posible que esté utilizando ejemplos, pero que el contenido técnico o el nivel no sean apropiados para sus lectores. Los ejemplos caseros pueden no ser útiles para los expertos; los muy técnicos pueden pasar desapercibidos para los lectores no especializados.
Cambia la organización de tu información. A veces, puedes tener toda la información correcta pero organizarla de manera incorrecta. Por ejemplo, puede haber demasiada información de fondo al principio (o muy poca), de modo que ciertos lectores se pierdan. A veces, es necesario consolidar la información de antecedentes en la información principal; por ejemplo, en las instrucciones a veces es mejor incluir fragmentos de antecedentes en los puntos donde se necesitan de inmediato. (Ver los capítulos sobre estructura y organización de la información en un documento.)
Fortalecer las transiciones. Puede resultar difícil para los lectores, especialmente los no especialistas, ver las conexiones entre las secciones principales de su documento, entre párrafos individuales y, a veces, incluso entre oraciones individuales. Puede hacer que estas conexiones sean mucho más claras agregando palabras de transición y haciendo eco de las palabras clave con mayor precisión. Palabras como “por lo tanto”, “por ejemplo”, “sin embargo” son palabras de transición: indican la lógica que conecta el pensamiento anterior con el pensamiento siguiente. También puedes fortalecer las transiciones repitiendo cuidadosamente las mismas palabras clave. En prosa técnica, no esuna buena idea variar la elección de palabras; use las mismas palabras para que la gente no se confunda más de lo que ya está. (Ver el capítulo sobre transiciones ).
Escriba introducciones más sólidas, tanto para todo el documento como para las secciones principales.Las personas parecen leer con más confianza y comprensión cuando tienen el “panorama general”: una visión de lo que está por venir y cómo se relaciona con lo que acaban de leer. Por lo tanto, asegúrese de tener una introducción sólida a todo el documento, una que deje claro el tema, el propósito, la audiencia y el contenido de ese documento. Y para cada sección principal de su documento, utilice miniintroducciones que indiquen al menos el tema de la sección y brinden una descripción general de los subtemas que se cubrirán en esa sección. (Consulte el capítulo sobre introducciones tanto para los informes completos como para las secciones dentro de los informes).
Cree oraciones temáticas para párrafos y grupos de párrafos.Puede ser de gran ayuda para los lectores darles una idea del tema y el propósito de una sección (un grupo de párrafos) y, en particular, brindarles una descripción general de los subtemas que se van a cubrir. ¡Las hojas de ruta te ayudan cuando estás en un estado diferente! (Consulte el capítulo sobre el uso de resúmenes y oraciones temáticas ).
Cambie el estilo y la longitud de la oración. La forma de escribir (a nivel de oración individual) también puede marcar una gran diferencia. En las instrucciones, por ejemplo, utilizar la voz imperativa y la fraseología en “tú” es mucho más comprensible que la voz pasiva o la fraseología en tercera persona. Por alguna razón, personalizar su estilo de escritura y hacerlo más relajado e informal puede hacerlo más accesible y comprensible. La escritura pasiva y sin personas es más difícil de leer: incluya personas y acciones en su escritura. De manera similar, opte por verbos activos en lugar de frases verbales. Todo esto hace que su escritura sea más directa e inmediata: los lectores no tienen que buscarla. (Consulte el capítulo sobre problemas comunes de estilo de oración para obtener más detalles).

Y, obviamente, la longitud de la oración también importa. Un promedio de entre 15 y 25 palabras por oración es lo correcto; Se debe desconfiar de las oraciones de más de 30 palabras.

Trabajar la claridad y economía de las oraciones. Esto está estrechamente relacionado con el “control” anterior pero merece su propio lugar. A menudo, el estilo de escritura puede ser tan prolijo que resulta difícil o frustrante leerlo. Cuando revise sus borradores, póngalos a dieta: revise el borrador línea por línea tratando de reducir el recuento total de palabras, páginas o líneas en un 20 por ciento. Pruébelo como un experimento y vea cómo le va. Encontrarás muchos detalles complicados e innecesarios y frases infladas que puedes eliminar. (Consulte el capítulo sobre problemas comunes de estilo y claridad de oraciones para obtener más detalles).
Utilice más o diferentes gráficos. Para audiencias no especializadas, es posible que desee utilizar más gráficos, y además, más simples. Los gráficos para especialistas son más detallados, más técnicos. En los documentos técnicos para no especialistas, también tiende a haber gráficos más “decorativos”, que son atractivos pero que no tienen ningún propósito estrictamente informativo o persuasivo. (Consulte el capítulo sobre gráficos para obtener más detalles).
Divida o consolide el texto en fragmentos útiles y significativos. Para los lectores no especializados, es posible que necesite párrafos más cortos. Quizás lo habitual sea un párrafo de 6 a 8 líneas. Observe cuánto más largos son los párrafos en los documentos técnicos escritos para especialistas.
Agregue referencias cruzadas a información importante. En información técnica, puede ayudar a los lectores no especializados señalándoles fuentes de referencia. Si no puede explicar completamente un tema en el momento, señale una sección o capítulo donde esté. (Consulte el capítulo sobre referencias cruzadas para obtener más detalles).
Utilice títulos y listas. Los lectores pueden sentirse intimidados por párrafos escritos grandes y densos, sin nada más que una línea en blanco de vez en cuando. Busque en sus borradores formas de incorporar títulos; busque cambios en el tema o subtema. Busque en sus escritos listas de cosas; estas se pueden convertir en listas verticales. Busque listados emparejados, como términos y sus definiciones; estos se pueden convertir en listas de dos columnas. Por supuesto, tenga cuidado de no forzar este formato especial; no se exceda. (Consulte los capítulos sobre títulos y listas para obtener más detalles).
Utilice tipografía especial y trabaje con márgenes, longitud de línea, interlineado, tamaño de letra y estilo de letra. Para los lectores no especializados, puede hacer cosas como acortar las líneas (trayendo los márgenes), usar tamaños de letra más grandes y otras tácticas similares. Se cree que ciertos estilos tipográficos son más amigables y legibles que otros. (Intente encontrar a alguien involucrado en la publicación para obtener información sobre las fuentes).

Estos son los tipos de “controles” que los redactores técnicos profesionales utilizan para perfeccionar su trabajo y hacerlo lo más comprensible posible. Y, por el contrario, es la acumulación de muchos problemas en estas áreas (incluso los aparentemente triviales) lo que hace que un documento sea difícil de leer y comprender. Los no profesionales a menudo se preguntan por qué los escritores y editores profesionales insisten en molestarse en escribir detalles tan aparentemente delicados, triviales y mezquinos, ¡pero todos suman! Me recuerda al antiguo método de ejecución chino llamado “muerte por mil cortes”. Sin embargo, en este caso, se trataría de “perplejidad por mil problemas menores”.

Situación de la audiencia

No basta con definir un público específico para un proyecto de redacción técnica. Necesita conocer la situación en la que opera esta audiencia: cuáles son sus objetivos: ¿resolver un problema, permitir la mejora, apoyar la toma de decisiones? Las situaciones para la redacción de informes son probablemente tan infinitas como las relaciones sociales humanas. Una situación de informe implica que una audiencia necesita o solicita un determinado tipo de informe (documento) para sus necesidades y usos específicos.

Resumen de las últimas novedades. En esta situación, una organización (empresa con fines de lucro o entidad gubernamental) o un individuo necesita un resumen de lo “más reciente” en investigación y desarrollo en algún campo (tecnológico, médico, arquitectónico, astronómico, etc.). La información debe ser legible por personas no especializadas en el campo y no inclinadas a favor o en contra de la investigación y el desarrollo. La información debe permitir a los destinatarios tomar decisiones.
Guía sobre el desempeño de tareas. En la siguiente situación, una organización necesita algún tipo de guía para el personal que realiza determinadas tareas. La situación podría incluir realizar un seminario en la organización y dejar la guía para referencia futura del personal. (Esta no debería ser una política y procedimientos típicos de una empresa).
Promoción de intereses especiales. En esta situación, un grupo de interés nacional o estatal quiere promover algo relacionado con su interés especial (por ejemplo, techos verdes). Necesitan buenos escritores que desarrollen una guía o un documento técnico para presentar su información de manera convincente.
Resumen técnico comprensible para los estudiantes. En la próxima situación, los profesores de secundaria o universitarios de cursos de introducción a las ciencias, la tecnología médica y la ingeniería necesitan desarrollar una unidad que sea eficaz con los estudiantes de primer y segundo año que no se especializan.
Resumen técnico comprensible para los clientes. En esta situación, los consejeros y asesores (escuelas secundarias, universidades, agencias gubernamentales) necesitan información profunda pero comprensible sobre un tema para poder asesorar con conocimiento a los clientes (estudiantes, ciudadanos).
Resumen técnico comprensible para los ciudadanos. De manera similar a la situación anterior, los legisladores (locales, estatales, nacionales) necesitan información profunda pero comprensible sobre un tema para poder hablar sobre este tema de manera inteligente y con conocimiento a los ciudadanos y otros legisladores.