Estructura de un Informe de Análisis de Datos

Un informe de análisis de datos es algo diferente de otros tipos de escritos profesionales que puedes haber realizado o visto, o que aprenderás en el futuro. Está relacionado pero no es lo mismo que:

• Un artículo típico de psicología/ciencias sociales organizado en torno a secciones de “introducción/métodos/análisis/resultados/discusión”.
• Un artículo de investigación en una revista académica.
• Un ensayo.
• Un informe de laboratorio en una clase de ciencias.

La estructura general de un informe de análisis de datos es simple:

1. Introducción
2. Cuerpo
3. Conclusión(es)/Discusión
4. Apéndice/Apéndices

El informe de análisis de datos está escrito para varios públicos diferentes al mismo tiempo:

• Audiencia principal: Un colaborador o cliente principal. Lee la Introducción y quizás la Conclusión para saber qué hiciste y cuáles fueron tus conclusiones, y luego posiblemente ojea el Cuerpo, deteniéndose solo para obtener detalles adicionales sobre las partes que le parecieron interesantes o llamativas. Organiza el informe en torno a una agenda para una conversación que quieras tener con esta persona sobre lo que has aprendido de sus datos: por ejemplo, de lo más general a lo más específico, o de lo más importante a lo menos importante, etc. Proporciona la evidencia principal de tu análisis (tabular, gráfica o de otro tipo) en el Cuerpo para respaldar cada punto o conclusión que alcances, pero guarda la evidencia más detallada y otro material auxiliar para el Apéndice.

• Audiencia secundaria: Una persona ejecutiva. Probablemente solo ojea la Introducción y quizás la Conclusión para saber qué hiciste y cuáles son tus conclusiones. Deja señales en la Introducción, el Cuerpo y la Conclusión para que esta persona pueda entrar, encontrar los “titulares” de tu trabajo y conclusiones, y salir.

• Audiencia secundaria: Un supervisor técnico. Lee el Cuerpo y luego examina el Apéndice para el control de calidad: ¿Qué tan bien hiciste el trabajo en (plantear y) responder las preguntas interesantes? ¿Qué tan eficiente fuiste? ¿Llegaste a conclusiones razonables mediante métodos estadísticos defendibles? Etc. Haz referencias cruzadas específicas entre el Cuerpo y partes específicas del Apéndice para que esta persona pueda encontrar fácilmente el material de apoyo y auxiliar relacionado con cada análisis principal que reportes en el Cuerpo. Agrega texto al material técnico en el Apéndice para que esta persona vea cómo y por qué realizaste el trabajo más detallado que se muestra en el Apéndice.

El informe de análisis de datos tiene dos características muy importantes:

• Está organizado de una manera que facilita a diferentes audiencias ojearlo para encontrar los temas y el nivel de detalle que les interesan.
• La redacción es lo más invisible/desapercibida posible, de modo que lo que el lector recuerde sea el contenido del análisis, no las peculiaridades o tics distractores en la redacción. Ejemplos de distracciones incluyen:
  • Frases adicionales, prosa demasiado formal o florido, o en el otro extremo, prosa demasiado casual o demasiado breve.
  • Errores gramaticales y ortográficos.
  • Colocar el análisis de datos en un contexto demasiado amplio o demasiado estrecho para las preguntas de interés para tu audiencia principal.
  • Enfocarse en el proceso en lugar de informar procedimientos y resultados.
  • Quedarse atascado en detalles técnicos, en lugar de presentar lo necesario para entender adecuadamente tus conclusiones sobre preguntas sustantivas de interés para la audiencia principal.

No es tan importante preocuparse por los dos últimos puntos en el Apéndice, que se espera sea más detallado y orientado al proceso. Sin embargo, debe haber suficiente texto anotando el material técnico en el Apéndice para que el lector pueda ver cómo y por qué realizaste el trabajo más detallado que se muestra allí.

El informe de análisis de datos no es exactamente como un artículo de investigación o un trabajo de fin de curso en una clase, ni como un artículo de investigación en una revista. Está destinado, principalmente, a iniciar una conversación organizada entre tú y tu cliente/colaborador. En ese sentido, es una especie de comunicación “interna”, como un memo extendido. Por otro lado, también tiene una vida “externa”, informando a un jefe o supervisor sobre lo que has estado haciendo.

Ahora consideremos el esquema básico del informe de análisis de datos con más detalle:

1. Introducción. Buenas características para la Introducción incluyen:
   • Resumen del estudio y datos, así como cualquier contexto sustantivo relevante, antecedentes o problemas de enmarcación.
   • Las “grandes preguntas” respondidas por tus análisis de datos y resúmenes de tus conclusiones sobre estas preguntas.
   • Breve esquema del resto del informe.

El orden anterior es un buen orden para presentar este material también.

1. Cuerpo. El cuerpo se puede organizar de varias maneras. Aquí hay dos que a menudo funcionan bien:
   • Tradicional. Divide el cuerpo en varias secciones al mismo nivel que la Introducción, con nombres como:
   • Datos
   • Métodos
   • Análisis
   • Resultados

   Este formato es muy familiar para aquellos que han escrito artículos de investigación en psicología. A menudo también funciona bien para un informe de análisis de datos, aunque un problema con él es que la sección de Métodos a menudo suena un poco exagerada: en un artículo de investigación en psicología, la sección de Métodos describe lo que hiciste para obtener tus datos. En un informe de análisis de datos, debes describir los análisis que realizaste. Sin los resultados, esto puede sonar bastante estéril, por lo que a menudo fusiono estas piezas de “métodos” en la sección de “Análisis” cuando escribo.

• Orientado a preguntas. En este formato, hay una sola sección de Cuerpo, generalmente llamada “Análisis”, y luego hay una subsección para cada pregunta planteada en la introducción, generalmente en el mismo orden que en la introducción (de lo general a lo específico, orden decreciente de importancia, etc.). Dentro de cada subsección, se describiría el método estadístico, los análisis y la conclusión (para cada pregunta). Por ejemplo:

  1. Análisis 2.1 Tasa de Éxito
     • Métodos
     • Análisis
     • Conclusiones

  2.2 Tiempo hasta la Recaída

  • Métodos
  • Análisis
  • Conclusiones

  2.3 Efecto del Género

  • Métodos
  • Análisis
  • Conclusiones

  2.4 Efectos del Hospital

  • Métodos
  • Análisis
  • Conclusiones

  Etc…

Otros formatos organizativos también son posibles. Cualquiera que sea el formato, es útil proporcionar una o dos tablas o gráficos bien elegidos por pregunta en el cuerpo del informe, por dos razones: Primero, las presentaciones gráficas y tabulares pueden transmitir tus puntos más eficientemente que las palabras; y segundo, es más probable que tus audiencias que “ojean” tengan su atención captada por un gráfico o tabla interesante que por un texto corrido. Sin embargo, demasiado material gráfico/tabular romperá el flujo del texto y se volverá distractor; por lo tanto, los extras deben trasladarse al Apéndice.

1. Conclusión(es)/Discusión. La conclusión debe repetir las preguntas y conclusiones de la introducción, quizás aumentadas por algunas observaciones o detalles adicionales obtenidos de la sección de análisis. Nuevas preguntas, trabajos futuros, etc., también pueden plantearse aquí.

2. Apéndice/Apéndices. Uno o más apéndices son el lugar para poner detalles y materiales auxiliares. Estos pueden incluir elementos tales como:

   • Descripciones técnicas de procedimientos estadísticos (inusuales).
   • Tablas detalladas o salidas de computadora.
   • Figuras que no eran centrales para los argumentos presentados en el cuerpo del informe.
   • Código de computadora utilizado para obtener los resultados.

En todos los casos, y especialmente en el caso del código de computadora, es una buena idea agregar algunas frases de texto como comentarios o anotaciones, para facilitar al lector no iniciado seguir lo que estás haciendo.

A menudo es difícil encontrar el equilibrio adecuado entre lo que se debe poner en el apéndice y lo que se debe poner en el cuerpo del informe. En general, debes poner solo lo suficiente en el cuerpo para hacer el punto, y remitir al lector a secciones o números de página específicos en el apéndice para gráficos adicionales, tablas y otros detalles.