Cómo redactar informes de análisis de datos.

Cada artículo de autoayuda sobre redacción técnica comienza diciéndoles a los lectores que consideren a su audiencia. Aun así, probablemente pocos redactores de informes lo hagan. En un análisis estadístico, normalmente se comienza considerando las características de la población sobre la cual se quieren hacer inferencias. De manera similar, cuando comienzas a escribir un informe sobre un análisis, generalmente comienzas considerando las características de la audiencia con la que deseas comunicarte. Debe pensar en quién , qué , por qué , dónde , cuándo y cómo de las personas clave que leerán su informe. Aquí hay algunas cosas que debe considerar sobre su audiencia.

Quién

La audiencia a menudo se define por el papel que desempeña el lector en relación con el informe. Algunos lectores utilizarán el informe para tomar decisiones. Algunos aprenderán nueva información del informe. Otros criticarán el informe en términos de lo que ya saben. Por lo tanto, la audiencia de un informe estadístico a menudo se define como quienes toman decisiones, partes interesadas, revisores o personas interesadas en general.

Algunos informes son leídos por una sola persona, pero la mayoría son leídos por muchos. Todo tipo de personas pueden leer su informe. Como consecuencia, puede haber niveles primarios, secundarios e incluso más niveles de participación de la audiencia. Esto es problemático; no puedes complacer a todos. Entonces, al definir su audiencia, concéntrese primero en las personas más importantes para recibir su mensaje y en segundo lugar en el grupo más grande de personas de la audiencia.

Qué

Una vez que defina a quién se dirige su informe, debe intentar comprender sus características. Quizás la característica más importante de la audiencia para un redactor de informes técnicos es su comprensión tanto del tema del informe como de las técnicas estadísticas que se describen. Es posible que no pueda hacer mucho sobre su conocimiento de la materia, pero puede ajustar la forma en que presenta la información estadística. Por ejemplo, las audiencias que un analista de datos podría encontrar incluyen:

Matefobias . Teme a los números pero puede escuchar los conceptos. No utilices ninguna estadística.jerga. No muestres fórmulas. Utilice los números con moderación. Por ejemplo, sustituya “aproximadamente la mitad” por cualquier porcentaje cercano al 50%. La precisión adicional no será importante para un Mathphobe.
Pasantes . Entiende algunos pero tiene poco interés. No se preocupe por los evasores, no leerán más allá del resumen. Asegúrese de que el resumen sea conciso y resalte el hallazgo más importante, de lo contrario, podrían centrarse en algo relativamente intrascendente.
Turistas . Entienden algunos y están interesados. Sé gentil. Utilice sólo jerga esencial que defina claramente. Usar números está bien, pero no uses demasiados en una sola tabla. Redondea los valores para no dar a entender una precisión falsa. Quédese con nada más sofisticado que gráficos circulares, gráficos de barras y tal vez un gráfico de dispersión ocasional. No utilices ninguna fórmula.
Perros calientes . Saben menos de lo que piensan y quieren demostrarlo. Usar jerga está bien siempre que definas lo que quieres decir. Incluso un Hot Dog puede aprender algo. Del mismo modo, está bien utilizar números, gráficos estadísticos y fórmulas, siempre y cuando expliques claramente sus significados. Los Hot Dogs pueden llegar a conclusiones erróneas si no se les guía.
Asociados . Otros analistas que comprendan la jerga básica. Todo está bien siempre que expliques claramente lo que quieres decir.
Colegas . Otros analistas de datos que entienden toda la jerga. Todo vale. Las características de la audiencia brindan orientación sobre la extensión del informe y el tono y estilo de redacción.

¿Por qué

es probable que los lectores estén muy interesados en su informe o simplemente sientan curiosidad por él (si no tienen interés, no serán lectores)? Se honesto contigo mismo. ¿Por qué alguien estaría interesado en leer su informe? Cuál es el objetivo ¿ De quién definiste como tu audiencia? ¿Qué harán con sus hallazgos? ¿Se informarán? ¿Tomarán una decisión o tomarán una acción? ¿Es esto algo importante para ellos o simplemente algo con lo que tienen que sintonizarse?

¿Dónde

está dirigido el informe a un grupo finito y confinado, como la organización para la que se realizó el análisis, o cualquiera podrá leerlo? ¿El informe está dirigido a los niveles superiores de la organización o a las bases (es decir, de abajo hacia arriba o de arriba hacia abajo)? ¿Existe alguna preocupación por la seguridad o la confidencialidad, ya sea a nivel individual u organizacional?

¿Cuándo

necesita la población ver su informe? ¿Quién tiene que revisar el informe y cuánto tiempo podría pasar antes de que se publique? ¿Qué tan firmes son los plazos? ¿Cuánto tiempo te deja esto para escribir el informe? ¿Habrá suficiente tiempo para pensar en lo que necesitas escribir? ¿Habrá tiempo para realizar los análisis adicionales necesarios para llenar los vacíos en el esquema del informe? ¿Se sentirá indignado cuando el tiempo que le tomó revisar su informe sea el doble del tiempo que le tomó escribirlo? A continuación se ofrecen algunos consejos que debe tomar en serio. Nunca, nunca, nunca envíes un borrador de informe para revisión que no sea tu obra maestra completamente completa y editada. Me digo a mí mismo que debo seguir esta regla con cada informe que escribo. Lamentablemente, como la mayoría de la gente, no escucho lo que digo.

Cómo

Finalmente, considere cómo se debe presentar el informe para que la audiencia lo aproveche al máximo. Aquí hay cinco consideraciones:

Paquete . ¿Cómo se empaquetará su escrito (es decir, se ensamblará en un producto para su distribución)? ¿Será una carta breve, un informe completo, un blog o un artículo de Internet, un artículo de una revista profesional, un informe técnico o su escrito se incluirá como parte de otro documento?
Formato . ¿Su informe se distribuirá como un archivo electrónico o como un documento en papel? Si será un documento electrónico, ¿estará disponible en Internet? ¿Será editable? ¿Estará restringido de alguna manera, como por ejemplo con una contraseña?
Apariencia . ¿El informe se limitará a blanco y negro o se incluirá color? ¿Cuál será la proporción de gráficos a texto? ¿Será el informe convencional o deslumbrante, como un folleto de marketing? ¿Habrá páginas desplegables de 11”x17” o inserciones de gran tamaño como mapas?
Artículos especiales . ¿Necesitará proporcionar algunos elementos además del informe, como archivos de datos electrónicos, guiones de análisis o códigos de programa y resultados? ¿Tendrás que crear una presentación a partir del contenido del informe? ¿Se utilizarán sus gráficos para presentaciones públicas o en tribunales?
Accesibilidad. ¿Necesita seguir las pautas de la Sección 508 de la Ley de Rehabilitación de 1973, que pueden afectar el uso de títulos, tablas, objetos gráficos y caracteres especiales? ¿Deberías tener en cuenta las formas comunes de daltonismo en tus gráficos en color?

Tómese unos momentos No tendrá que abordar todos estos detalles al evaluar a su audiencia y muchos sólo requerirán unos momentos de reflexión. Pero, si analiza estas consideraciones, tendrá una idea mucho mejor de para quién está escribiendo el informe y cómo debe redactarlo.